Trong môi trường làm việc quốc tế, giỏi ngữ pháp thôi là chưa đủ. Sự khác biệt giữa một nhân viên bình thường và một quản lý chuyên nghiệp đôi khi nằm ở cách họ sử dụng "Business English" (Tiếng Anh thương mại) để xử lý các tình huống nhạy cảm.
Dưới đây là 5 tình huống "khó đỡ" thường gặp nhất và cách xử lý khéo léo để bạn ghi điểm tuyệt đối.
1. Khi bạn muốn ngắt lời một cách lịch sự
Trong các cuộc họp Brainstorming, đôi khi bạn cần xen vào để bổ sung ý tưởng. Đừng chỉ im lặng chờ đợi, nhưng cũng đừng thô lỗ nhảy vào miệng người khác bằng câu "Stop talking!".
"Excuse me for interrupting, but I’d like to add something here..."
(Xin lỗi vì đã ngắt lời, nhưng tôi muốn bổ sung một chút ở điểm này...)
Hoặc nếu bạn muốn quay lại chủ đề chính:
- "May I have a word? I think we are getting off track." (Tôi có thể nói một lời không? Hình như chúng ta đang đi lạc đề rồi.)
2. Khi bạn muốn từ chối khéo léo (Saying 'No')
Sếp giao thêm việc khi bạn đã quá tải? Khách hàng đưa ra yêu cầu vô lý? Đừng nói "No, I can't". Hãy dùng cấu trúc "Xin lỗi + Lý do + Giải pháp thay thế".
"I would love to help, but I’m currently fully booked with the quarterly report. Could we look at this next week?"
(Tôi rất muốn giúp, nhưng hiện tại tôi đang kín lịch với báo cáo quý. Chúng ta có thể xem xét việc này vào tuần sau không?)
3. Khi bạn bất đồng quan điểm
Tranh luận là tốt, nhưng đừng biến nó thành cãi vã. Thay vì nói "You are wrong" (Bạn sai rồi), hãy thử cách nói giảm nói tránh:
- "I see your point, but I have a different perspective." (Tôi hiểu ý bạn, nhưng tôi có một góc nhìn khác.)
- "That’s a good suggestion, however, we should consider..." (Đó là một đề xuất hay, tuy nhiên, chúng ta nên cân nhắc...)
4. Khi bạn nghe không rõ hoặc không hiểu
Đừng giả vờ gật đầu! Việc hiểu sai yêu cầu còn tai hại hơn nhiều. Hãy thẳng thắn yêu cầu nhắc lại:
"Could you please elaborate on that point?"
(Bạn có thể nói rõ hơn về điểm đó được không?)
5. Kết thúc email chuyên nghiệp
Đừng chỉ dùng mãi từ "Thanks". Tùy vào ngữ cảnh, hãy nâng cấp phần kết email của bạn:
- Khi nhờ vả: "Thank you in advance for your cooperation." (Cảm ơn trước vì sự hợp tác của bạn.)
- Khi mong chờ phản hồi: "I look forward to hearing from you soon." (Tôi mong sớm nhận được tin từ bạn.)
- Khi đính kèm file: "Please find the attached documents for your reference." (Vui lòng xem tài liệu đính kèm để tham khảo.)
Lời kết
Sử dụng thành thạo các mẫu câu trên không chỉ giúp bạn tự tin hơn mà còn xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, lịch thiệp. Hãy thử áp dụng ngay trong email hoặc cuộc họp tiếp theo của bạn nhé!
